予算や経費処理について

団体旅行や社員旅行の予算の立て方、支払方法や時期、キャンセル料発生の有無、旅行後の経費処理についてなど、お金に関する質問にお答えします。

他の人たちは、社員旅行にどのぐらいの予算をかけていますか？

サイトへの見積り依頼内容を集計してみると、国内1泊2日で2万5千円〜3万円ぐらいのところが多いようです。海外では韓国、グアム、台湾などで2泊3日〜3泊4日、6万5千円〜8万ぐらいが平均的な予算です。見積り依頼の際、予算を記入する項目がありますが、宿泊費・交通費・観光先の入場料・昼食代などの他に、宴会やパーティなどを行う場合はその費用も含めて見積り依頼するとスムーズです。

なるべく安い経費で団体旅行に行きたいのですが可能でしょうか？

団体旅行のピークは、5、6月。10月〜12月前半だと言われています。これは社員旅行が多いために春先と年末にかけて多くなる傾向にあります。この結果を踏まえて、団体旅行を考えると、旅行シーズンのピーク時には旅行費用が高くなりますから、なるべく春と秋以外の時期に旅行に出かけるのが賢明だと言えるでしょう。また、海外旅行へは、年明けから春休み前は安くなる傾向にあるので、1月〜2月も狙い目です。

［旅活］では、無料にて複数の旅行会社に見積りが取れます。中には、格安で手配してくれる旅行会社もありますので、まずは無料一括見積りから相談してみましょう。

電車と貸切バス、どちらがお得ですか？

いろんな観光地を回りながら宿泊先まで移動するなら、貸切バスが断然便利です。参加する人数にもよりますが、15〜20名であればマイクロバス、25名前後なら中型バス、35名越えるようであれば大型バスがお得です。長距離を移動する場合、人数が10名前後の場合であれば、電車で移動し、現地で観光バスを借りるのも手です。詳しくは旅行会社へ相談しましょう。

団体割引は何人から適用されますか？

団体旅行の割引は、利用する交通機関、施設の種類、人数、各旅行会社によって割引が利く場合と、そうでない場合とがあります。 JRの場合、8人以上のグループが同じ行程を一緒に旅行する場合から適用されます。航空券の場合は、旅行会社を通じて手配すれば15名以上から適用される運賃などがあります。詳しくは旅行会社に相談ください。

お金の管理が不安です・・・

事前払い・事後払いにして、当日持ち歩くお金を減らすようにするといいでしょう。旅行会社を通じて手配を頼めば、交通費や宿泊費などをクーポンとして発行してもらえるので便利です。宴会や二次会などを含めた費用で設定してもらえば安心です。

業務の都合上、社員旅行に参加できないメンバーがいます。旅行費用相当額を旅行券や商品券などで支給した場合、経費扱いになりますか？

一般的に、業務上の都合でやむなく不参加となった社員に、支給することは問題はないようです。ただし、自己都合による不参加者に対し同様の金銭を支給した場合は、全額給与として課税の対象になりますのでご注意ください。

社員の家族も連れていきたいのですが、家族の分も経費になりますか？

社員の家族の場合は、福利厚生費として処理できません。原則は同伴する社員が負担するのがベストですが、会社負担の場合は、経費になりませんのでご注意ください。旅行会社への見積り依頼は可能ですので、ご利用ください。

取引先の接待を兼ねて、ゴルフコンペ旅行を企画しています。経費として認められますか？

取引先に対する接待、供応、慰安等のための旅行となると、福利厚生費としては認められません。また、社会通念上認められる範囲を超える豪華な旅行に関しても同様です。詳しくは税理士さんなどに相談しましょう。見積り依頼に関しては大丈夫ですので、ぜひ、ご利用ください。