[団体旅行] ホーム > 団体旅行の幹事になったらどうすればいいの？
団体旅行の幹事になると、何をして良いのか分からなくなる人が大半ではないでしょうか。まずは、旅行の目的や計画を立てましょう。おおよその計画が固まったら、以下のような準備内容を明確にしていきます。
- ミーティングで企画を立てる
- テーマ、予算を決める
- 日程、行き先を決める
- 旅行会社に相談・見積り依頼をする
- 観光スポットを決める
- 交通手段、宿泊先を選ぶ
- 事前準備
- 出発前の再チェック
次に幹事さんにとって大切なのは、団体旅行を無事に成功させることです。幹事さんが全体のスケジュールや予期せぬアクシデントを想定していなければ、せっかくの楽しいイベントも台無しになってしまいます。
過去に団体旅行へ出かけた人にヒアリングしたり、旅行会社の担当者に前もって相談したりすれば、あらゆる事態に対処できるはず。今回の旅行でグループや仲間からの評価を変えていけるチャンスです。
また、1人では旅行を盛り上げられないのも、幹事さんの腕の見せどころ。信頼できるメンバーにそれぞれの役割分担を決めて、協力してもらいましょう。協力は身内だけでなく、旅行先のホテルやお店の方々との友好関係を築くことも大切です。
この機会に、ワクワクするような団体旅行をプロデュースしてみんなで楽しみましょう！
それでは、早速、準備項目の具体例を挙げていきましょう。団体旅行を計画する前には、旅行の中身をより細かく決めて、スムーズに進めてください。
１．ミーティングで企画を立てる
まず最初に、参加者たちとの打ち合わせを行いましょう。ミーティングの前には、事前に質問や要望などをまとめやすいリストを作っておきます。
具体的に決める項目は、テーマ、行き先、日程、予算、参加人数などです。みんなからのアドバイスを聞き、それらをジャンルごとにメモしたり、リストアップしていきます。
ミーティング中に提案されたイベント、グループ分け、宴会や2次会の内容、観光地を周る順番、部屋割などもメモしておきましょう。2ヶ月前～3ヶ月前には、ミーティングを行い、具体的なアイデアをまとめておきます。
２．テーマ、予算を決める
次に、旅行のテーマを決めます。当然ですが、テーマが変われば、必要になるイベントや企画も異なります。具体的な目的を持つことで、イメージが固まってきますので、まずはどんな目的かをしっかりと把握することが大切です。
目的が決まれば、次に、旅行の日程、行き先、交通手段、予算、参加者の人数を決めていきます。この時に、前回、幹事をされていた方や旅行会社の方に相談することも重要ですよね。イメージや企画をはっきりと伝えて、過去にどんな団体旅行があったかを探ってみましょう。
当サイトでは、信頼できる旅行会社ばかりですので、相談してみるのも良いかもしれません。まずは、資料やパンフレットを取り寄せてみましょう。
３．日程、行き先を決める
テーマが明確になれば、日程や行き先を決めます。テーマや参加人数によって、行き先もスケジュールも変わってきますので、あらかじめ、参加者の趣向や意図をヒアリングしておきましょう。
日程は、なるべく繁忙期を避けて、楽しいと思える期間内に終わらせることも大切。宿泊先は、参加者の男女比率で考えるのも1つのアイデアでしょう。男性が多いグループであれば、男性が好むようなレストランや温泉宿、2次会で宴会プランのある宿を手配していきます。反対に、女性が多いグループの場合は、エステ付きの温泉や外観が綺麗なホテルを予約してみるのも良いかもしれません。
行き先や方面を決めるときは、周囲にアンケートを取るのも効果的な方法です。前回と似たような旅行にならないように、テーマに沿って海や山方面に決めたり、特徴のある観光スポットに出向いたほうが良いでしょう。大多数の希望に合った場所を選ぶのが一般的です。
４．具体的な観光スポットを決める
行き先を選んだあとは、周る観光地を決めて選んでいきます。行き先の近くには、どんな観光スポットや宿泊施設があるのか事前に調べておきましょう。
最初に多めに候補地を選び、その後で2ヶ所、3ヶ所と絞り込んでいきます。なるべくオリジナリティーが出る観光スポットを選ぶのがコツです。
新しい企画を立てて、参加者たちの思い出に残る旅行をプロデュースしていきましょう！
５．旅行会社に相談・見積り依頼をする
いよいよ、旅行会社に計画した旅行の詳細を伝えます。団体旅行netでは、多数の旅行会社が参加しているので、まとめて見積りを取ったり、営業担当者へ相談することも可能です。
旅行会社へは早めに見積りを取り、あなたの希望に沿った旅行を提案をしてもらいましょう。日程は余裕を持っておくことが必要です。また、旅行会社へは見積りだけでなく、スケジュール表、資料、パンフレットを取り寄せることもできます。
６．交通手段、宿泊先を選ぶ
交通手段を選ぶのも幹事さんの仕事です。交通手段は、バス、電車、航空機、自動車などがありますが、予算に応じて選択しましょう。予算をオーバーしてしまえば、巡る観光スポットを減らしたり、ホテルのグレードを下げる結果を招いてしまいますから慎重に決めましょう。
また、この時、往路、復路の周るルートや日程に無理が生じないかチェックします。旅行先では混み具合によって時間も前後しますから、なるべく余裕を持ったスケジュールにしておきたいところです。
ホテルや旅館の宿泊先は、料金主体ではなく、あくまでテーマや目的に沿った選び方が重要です。
７．事前準備
出発日が近づいてきたら、必ず事前準備を行います。この際、旅行会社への入金、交通手段への連絡、集合場所、待ち合わせ時間の再確認、イベントで使用する準備物も手配しておきましょう。
参加者の増減は付きものですから、人数に変更があった場合は、旅行会社へ速やかに連絡をしておきしょう。あとは、旅行日程をもう1度見直して、旅行中の企画やイベントなど、副幹事さんや会計担当者と一緒に、全体の流れを把握することも大切です。
８．出発前の再チェック
出発前には、参加者よりも早く到着してチェックを行います。参加者が全員集まっているか、旅行の段取りはＯＫかなど、事前に確認しておきましょう。分からない点や決まっていない事があれば、旅行会社の担当者と連絡を取り合います。みんなで楽しめる旅行にしましょう！
旅活では、複数の旅行会社の団体旅行プランをご提案。一番希望に合う旅行会社と打ち合わせすることで、スムーズに計画を進めていきましょう！
