幹事さんになったら、旅行までの企画や準備段階で、チェックリストを作成しておくと便利です。
チェックリストを見ながら、終了したものにはチェックを入れていきましょう。最低でも団体旅行の2ヶ月前までには、大まかな流れを掴んでおく必要があります。
１．旅行計画について
- 前回の幹事さんから情報収集
- 旅行会社への情報収集
- 旅行雑誌や出版物、WEBサイトからの情報収集
- 参加者のアンケートでの情報収集
- ミーティングの日程
２．テーマ・日程について
- 旅行目的の決定
- 旅行の日程の作成
- 行き先
- 交通手段
- 予算編成
- 参加者の人数
- イベントの決定
- グループ分け
- 観光地・観光スポットの決定
３．予算と見積り
- 旅行会社への見積り
- 営業担当への相談
- ホテルや旅館の予約
- 交通手段への予約
- 団体旅行の保険加入など
- 旅行代金や交通代金の入金・会計
４．企画・テーマについて
- 旅のしおりの作成
- 案内状の作成
- イベントやゲーム企画の作成
- 席順、部屋割りの作成
５．参加者におけるチェック
- 参加者の人数確認
- 集合場所
- 待ち合わせ時刻
- 出欠の確認と連絡
- 旅行会社への連絡
６．イベントや宴会の企画
- イベント会場の手配・予約
- 宴会内容のチェック
- 挨拶や司会の依頼
- 準備物の用意
- イベント関連の打ち合わせ
- 小道具や景品の手配
- 宴会場での司会進行チェック
- 2次会場の手配
７．旅行中
- 宿泊先への連絡
- 宿泊券やチケットの確認
- スケジュール管理・把握
- 宿泊先チェックアウト時の忘れ物チェック
- イベントや宴会における買い出し
８．旅行後
- 料金の清算
- 会計の報告書を作成
- 旅行の感想など
旅活では、複数の旅行会社の団体旅行プランをご提案。一番希望に合う旅行会社と打ち合わせすることで、スムーズに計画を進めていきましょう！
